קופה ממוחשבת - מידע
ביצוע עסקאות בין
שני אנשים הינו מנהג ידוע עוד מתקופת התנ"ך. בתקופות קדומות אלו עסקה היתה
נעשית בשיטה של סחר חליפין משמע מוצר כנגד מוצר כגון: צמר כבשים כנגד שני גמלים.
אך עם השנים הומצאו אותם שטרות ומטבעות אשר משמשים אתכם כמעט מדי יום בביצוע
עסקאות. באמצע המאה ה- 19 הומצאה הקופה הרושמת ומאז עסקאות פרונטליות ברוב בתי העסק
מתבצעות באמצעות קופה זו. הקופה הרושמת עברה במהלך השנים שכלולים ושדרוגים רבים עד
אשר בסופו של דבר הפכה מקופה אלקטרונית לקופה ממוחשבת.
מהי קופה
ממוחשבת ?
קופה ממוחשבת הינה
קופה המשמשת לביצוע עסקאות אשר מותקנת עליה תוכנה מיוחדת. התוכנה הינה תוכנה
ייעודית למטרת ביצוע עסקאות כאשר היא מותאמת לכל בית עסק על פי דרישותיו שלו. כמו
כן הקופה הממוחשבת עובדת בסביבת הפעלה של windows. קיימות מספר חברות המייצרות תוכנות לקופה ממוחשבת וניתן לאתרן
באמצעות חיפוש ברשת האינטרנט.
פתרונות אותם
מספקת קופה ממוחשבת
·
עדכון המלאי באופן שוטף- הקופה הממוחשבת מאפשרת לחבר
בין מספר מערכות בחברה התומכות זו בזו ובכך להקל על תהליכי שליפת נתונים. לדוגמא,
ניתן להתקין קופה ממוחשבת בסופר מרקט בעלת תוכנה המקשרת בין המוצרים הנרכשים לבין
עדכון המלאי על סמך נתוני הרכישה. כך, כאשר אדם יקנה למשל 3 בקבוקי חלב, באופן
אוטומטי תוריד התוכנה 3 בקבוקי חלב מהמלאי הקיים באותו רגע נתון בסופר.
·
מערכת ניהול חשבונות מובנית בקופה- כיוון שבאמצעות הקופה מבוצעות
כל העסקאות, מאפשרות חלק מן התוכנות לבנות בה מערכת ניהול חשבונות אשר כל אחת מן
המחלקות תוכל להיעזר בה בכל עת. למשל, אם לקוח מעוניין בשחזור חשבונית או קבלה אין
צורך בפנייה מיוחדת למחלקת הנהלת חשבונות. הקופה הממוחשבת מאפשרת שחזור קבלה או
חשבונית מס בקלות.
·
איסוף נתונים לניתוח עבור מחלקת השיווק- באמצעות הנתונים אותן שומרת
התוכנה בקופה הממוחשבת יכולה מחלקת השיווק לבצע אין ספור ניתוחים ועל סמך אותם
ניתוחים אלו להחליט על הצעדים הבאים. למשל, אם בחודש מסוים ניתנה הנחה של 50% על
מוצר מסוים ועל סמך הנתונים בקופה הממוחשבת כמעט איש לא קנה את המוצר הזה כנראה
שהמבצע לא היה אטרקטיבי דיו או שלמוצר זה לא קיים ביקוש. מהי המשמעות של הדברים ?
כיצד בכל זאת כדאי למשוך את הלקוחות ? מחלקת השיווק צריכה לתת מענה לשאלות אלו
ולאחר פרק זמן מסוים תוכל באמצעות הנתונים החדשים בקופה הממוחשבת לבצע השוואה אל
מול אותו חודש ראשון.
האם עסקים
בתחומים שונים זקוקים לאותה קופה ממוחשבת ?
בישראל של ימינו,
קיימים עשרות סוגי עסקים בתחומים רבים ומגוונים ביניהם: בתי אופנה, רשתות מזון,
חנויות כלי בית, בתי כלבו גדולים ועוד. נשאלת השאלה: האם כל בית עסק זקוק לאותה
קופה ממוחשבת ? או שמא יש להתייחס לכל תחום באופן שונה ?
ובכן, לכל תחום
אופן רכישה שונה, קהל יעד אחר, מטרות אחרות ועוד. לדוגמא: בעוד שלבתי עסק בתחום
מסוים אין כל צורך בקופה רושמת ממוחשבת אשר תבנה להם מערכת מועדון לקוחות, קיימים בתי
עסק בתחומים אחרים אשר מועדון לקוחות הינו מצרך של חובה.
מה חשוב לבדוק
בתוכנה לקופה ממוחשבת לפני הרכישה ?
·
התאמה לצרכים- חשוב לבצע יחד עם ספק התוכנה אפיון
מדויק של בית העסק. על סמך אפיון זה ניתן לראות ולהחליט אילו פונקציות חשוב
שתהיינה בתוכנה.
·
ותק ספק התוכנה- הכנסת מערך קופות ממוחשבות
לחברה הינו שדרוג משמעותי ושינוי דרמטי בהתנהלות החברה. חשוב לוודא כי ספק הקופה
הממוחשבת יהיה בעל ותק וניסיון בתחום. כדאי לבדוק עם בתי עסק אחרים העוסקים בתחום
דומה האם יש להם מערך קופות ממוחשבות, מי הספק והאם הם מרוצים.
·
ממשק נוח למשתמש הממוצע- לבתי עסק גדולים המעסיקים
עובדים רבים אשר ישתמשו בקופות הממוחשבות חשוב לוודא שהתוכנה בנויה בממשק ידידותי
למשתמש ממוצע. יש לזכור כי לא כל העובדים מתמצאים באותה רמה בתחום המחשוב ולכן על
הממשק להיות נוח במיוחד.
ולסיכום, אין ספק
כי הקופה הממוחשבת הינה כלי יעיל מאין כמותו כמעט בכל בית עסק ובכל ענף. תהליך העבודה
במחלקות הנוגעות בדבר הופך קל ומהיר יותר ובכך מגדיל את התפוקה מכל עובד ועובד.
